Cuando presentas ideas o presupuestos a los ejecutivos de tu organización, debes presentar diapositivas que se ajusten perfectamente a esas personas en particular. Esta lista de verificación identifica las consideraciones clave.
Recientemente entrevisté a 20 de mis clientes, todos en puestos de alto nivel en empresas Fortune 100, y les pregunté cuál era su mayor problema al realizar presentaciones ante superiores e incluso colegas. Lo que escuché constantemente fue que puede parecer que Ricitos de Oro rebota de una opción a la siguiente, probando para descubrir qué es "perfecto".
¿La audiencia quiere informes profundos? ¿Diapositivas escasas? ¿Algo en el medio? ¿Cómo qué?
Los equipos suelen acudir a las reuniones de presentación con grandes cantidades de contenido de respaldo en caso de que un ejecutivo quiera profundizar en un punto determinado. A menudo es difícil anticipar cada dirección que los asistentes quieran tomar. Es frustrante y no es eficiente.
Hay muchas formas de crear diapositivas. No me refiero sólo a elaborarlas bien o mal. Me refiero a todas las decisiones importantes sobre cómo organizarlas, cuánto texto usar, cuándo apoyarse en un gráfico, las mejores formas de usar viñetas y colores y si incluir un apéndice con información adicional.
Antes de hacer tu próxima propuesta o solicitud al equipo ejecutivo, utiliza esta lista de 11 consejos para su próximo conjunto de diapositivas como guía.
Cuatro cosas que debes tener en las diapositivas de todo ejecutivo.
Antes de profundizar en los aspectos más difíciles, aquellos en los que los gustos de sus ejecutivos pueden variar ampliamente, cubramos rápidamente cuatro aspectos que puede considerar como pilares: los conceptos básicos sin los cuales nunca debe proceder.
Comienza con un resumen ejecutivo. Comienza la presentación de diapositivas con un resumen ejecutivo detallado que sigue una estructura de tres actos. Primero, comienza por exponer las realidades actuales. En segundo lugar, indica claramente el problema u oportunidad que aborda tu idea y su impacto potencial. En tercer lugar, explica cómo tu recomendación resuelve el problema o aprovecha la oportunidad y los próximos pasos que propones.
Ten una organización lógica. El arco de la plataforma (el paquete de principio a fin) debería tener sentido. Si tu audiencia lee solo el título de cada diapositiva, el orden debe ser coherente y aprovechar al máximo el argumento. El contenido debajo del título de cada diapositiva debe respaldar la declaración hecha en el título. Elimina todo lo que no respalde su punto; Como te dirán los escritores, a veces necesitas "matar a tus seres queridos" cuando estás editando.
Comienza la presentación de diapositivas con un resumen ejecutivo detallado que sigue una estructura de tres actos.
Hazlo escaneable. Ayuda a tu audiencia a comprender rápidamente el punto sin empantanarse en detalles. Crea una jerarquía visual clara. Guía la vista del lector a través del contenido: utiliza títulos en negrita, viñetas y listas numeradas para dividir la información en partes digeribles. Resalta los puntos clave o las conclusiones con un color o tamaño de fuente diferente para llamar la atención sobre estos puntos críticos.
Concéntrate en ideas concisas. Las declaraciones concisas con ideas claras son el problema de todos. Cada diapositiva debe tener un propósito y contribuir directamente al proceso de toma de decisiones. Desechar información compleja. No uses 100 palabras cuando 20 palabras serán suficientes. Si tienes dificultades para recortar, considera utilizar herramientas de inteligencia artificial aprobadas por la empresa para ayudarte a eliminar las pelusas.
Cinco preferencias para confirmar con la persona a la que deseas contactar.
Ahora profundizaremos en lo que tu audiencia particular quiere y no quiere. Si aún no lo has hecho, comienza preguntándole a la persona a la que le estás presentando qué prefiere en general. Probablemente se conocen bien a sí mismos, pero no se les ha pedido que expresen cómo les gusta recibir información.
Pregunta qué tan denso es demasiado denso. Algunos ejecutivos prefieren diapositivas detalladas con datos completos. Otros favorecen un enfoque de más alto nivel. Estás sopesando cómo equilibrar el contenido informativo con la legibilidad, asegurándote de que las diapositivas no estén sobrecargadas pero que sean lo suficientemente detalladas para respaldar la toma de decisiones.
Confirma el formato y el horario de entrega. A algunos ejecutivos les gusta la información que se les presenta. Otros prefieren una lectura previa del material seguida de una discusión. Siempre recomiendo nuestra herramienta Slidedocs (he escrito un libro electrónico gratuito sobre ellos), que son documentos visuales que utilizan tanto palabras como imágenes. Las plantillas ayudan a los presentadores a organizar sus pensamientos en un documento para una lectura previa o una lectura simultánea. Están diseñados para poder hojearlos y desplazarse por su organización sin la ayuda de un presentador.
Soy un gran admiradora de las lecturas previas y prefiero usar mi tiempo en las reuniones para hacer preguntas y generar alineación. Si tu audiencia no revisó tu material con anticipación, pregúntale al inicio de la reunión si les gustaría que lo presentaras o si preferirían leerlo y luego discutirlo.
Descubre cuánta visualización de datos prefieren. Los cuadros, gráficos, fotografías e ilustraciones a menudo comunican datos complejos con mayor claridad que las palabras solas. Cuando los ejecutivos pueden ver lo que tu dices, a menudo pueden comprender mejor el impacto de tu idea. ¿Quiere el ejecutivo entender los números exactos? Los gráficos de barras les permiten mover la vista a través de una serie de detalles específicos. ¿Quiere el ejecutivo saber la forma de una tendencia a lo largo del tiempo? Los gráficos de líneas pueden mostrar el patrón. (“Los gráficos clásicos comunican datos rápidamente”.) Algunos prefieren gráficos con anotaciones que llamen la atención sobre lo que creen que es el punto más importante. Otros quieren sacar sus propias conclusiones a partir de los datos.
Uno de mis clientes, el director ejecutivo de una gran empresa de bienes raíces comerciales, no quiere que se visualice nada. Prefiere los números, sólo en forma de tabla y sólo en dos colores: negro y rojo. Podrías pensar que esto es arcaico. Pero el hecho de que tenga claro para sus equipos lo que quiere elimina todo el misterio sobre cómo comunicarse con él.
Cuando hay mucho en juego, solicita la ayuda de un pensador conceptual con diagramas y conceptos. Si no tienes uno en tu equipo y cuando hay mucho en juego, busca un diseñador interno que te ayude o contrata uno.
Identifica qué detalles necesitan ser explicados. ¿Qué tan bien conocen las personas a las que presenta el panorama y la función de la empresa y los productos de los que está hablando? Por ejemplo, si tu equipo de ingeniería lanzó una diapositiva sobre un tema que requiere la aprobación ejecutiva, ¿todos los ejecutivos hablan geek? ¿O es necesario explicarles la tecnología para que realmente entiendan la pregunta? Elimine la jerga interna y las siglas o descomprima esos fragmentos, especialmente si su propuesta involucra profundamente experiencia fuera del dominio de los ejecutivos.
Pregunta si los apéndices serán útiles. Cuando organizas una presentación, a menudo controlas datos, lees informes complicados e incluso contratas expertos externos para descubrir qué es lo mejor para la empresa. ¿Sus ejecutivos quieren acceder a esos datos de respaldo? Puedes agregar un documento al final de la presentación como apéndice para mostrar todos los datos y el material fuente. Esto permite que el contenido principal de las diapositivas permanezca enfocado y accesible y, al mismo tiempo, proporciona información general completa para aquellos que desean más.
Dos consejos para mejorar tus habilidades de presentación.
Disponer de los materiales es el paso más importante. Serán tus mejores herramientas para vender tus ideas. Pero hay dos áreas adicionales a las que debes prestar atención como presentador: cómo manejas las preguntas y cómo utilizas cada experiencia para mejorar.
Anticípate a las preguntas y practica tus respuestas. Antes de tener su reunión, reúne un pequeño equipo para desafiar cada punto que plantee. Invita a colegas en quienes confíe a actuar como “un ejecutivo rápidamente curioso” o “el ejecutivo pesimista que duda” para que esté preparado para presentar bien su idea. Te interrogarán y practicar te ayudará a permanecer tranquilo cuando eso suceda.
Solicita comentarios después de la presentación. Establece un circuito de retroalimentación con aquellos a quienes presentaste. Pregunta qué funcionó bien y cómo puedes mejorar. Si los asistentes no tienen tiempo, busca personas cuyas ideas hayan sido financiadas y habla con ellos sobre lo que hicieron que funcionó. Los consejos y un poco de perspectiva te ayudarán a mejorar aún más tu rendimiento la próxima vez.
Comprender con empatía a los miembros de tu audiencia y cómo procesan la información, ya sean ejecutivos o compañeros, prepara tus ideas para el éxito. La claridad crea eficiencia. Cuando una presentación encaja perfectamente, le ha dado a su gran pensamiento la mejor oportunidad de avanzar en su organización y tener el máximo impacto.
Fuente: MIT Sloan Management Review, Nancy Duarte.
SOBRE EL AUTOR
Nancy Duarte es directora ejecutiva de Duarte Inc. , una empresa de comunicación en Silicon Valley. Es autora de seis libros, entre ellos DataStory: Explique los datos e inspire la acción a través de la historia (Ideapress Publishing, 2019).